Акт установленном расхождении по количеству. Расхождение товара при приемке

Товары, получаемые по внешнеторговым контрактам, принимаются способом, отличным от того, который используется во внутренних отношениях. В данной статье будет рассмотрена тема, касающаяся разногласий в приеме иностранного товара – ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров.

Порядок приемки импортных товаров

Прежде всего, порядок должен быть урегулирован контрактом. Стороны могут договориться о том, что приемка осуществляется по правилам, действующим в стране покупателя, или определить собственные условия, но тогда они должны быть детально описаны, во избежание недопониманий и разночтений.

Если приемка определена в контракте лишь частично, то в неурегулированной части используются правила, определенные внутренним законодательством. В России с 15 октября 1990 применяется Инструкция Госарбитража, использование которой составляет обычай торгового оборота.

ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров: когда составляется ТОРГ-3

Товар, направленный в рамках исполнения международного контракта, должен быть принят и оплачен покупателем. Если товар, направленный продавцом и задокументированный экспедитором, не совпадает с фактически полученным в части количества или качества, то применяется форма ТОРГ-3. В ней отображаются все обнаруженные недочеты.

В ходе приемки ответственное лицо изучает сопроводительные документы и сличает указанные сведения с полученным товаром. Оценивается качество, заявленное и фактическое, а также количество. Все несоответствия заносятся в акт, заполняемый в соответствии с правилами перевозчика или экспедитора.

К примеру, если продавец отгрузил 18 коробок с писчей бумагой и 2 с бумагой для принтера, а согласно документам экспедитору передано 20 коробок писчей бумаги, то составляется акт. В нем отражается расхождение в 2 коробки.

Формирование комиссии

Принимать товары, поступившие в ходе исполнения внешнеэкономического контракта, может только специальная комиссия. Создается она не всегда, а только в тех случаях, когда имеются расхождения между отгруженным и прибывшим товаром.

В состав комиссии входят:

• представители покупателя;
• уполномоченное лицо продавца;
• эксперт бюро экспертиз Торгово-промышленной палаты или иной незаинтересованной организации.

Продавец должен быть оповещен о создании комиссии. После получения уведомления он направляет своего представителя. Если это невозможно или продавец игнорирует направленное обращение, к участию в работе комиссии привлекается представитель третьей организации, не заинтересованной в результате. По сложившемуся обычаю приглашают представителя Торгово-промышленной палаты соответствующего региона, поскольку он соответствует требованию компетентности в вопросах приемки товара. Комиссию создают сразу же после истечения срока, предоставленного на ответ. Поскольку простой транспорта оплачивается дополнительно.

Сроки направления уведомлений о формировании комиссии

Сроки направления уведомлений о проведении экспертного исследования составляют:

Где используется

ТОРГ-3 необходим для возмещения ущерба, причиненного покупателю в связи с недопоставкой товара или поставкой товара ненадлежащего качества. Порядок возмещения зависит от условий контракта и обстоятельств происшествия. На основе акта впоследствии составляется претензия. Она может быть направлена продавцу или экспедитору в зависимости от того, кто виноват в происшествии.

Направление акта сопровождается претензионным письмом, к которому прикладываются дополнительные документы:

• бумаги продавца или поставщика, в которых указано количество товара, его комплектность и иные данные;
• упаковочные ярлыки, прикрепленные к тем местам, в которых обнаружились недостатки;
• пломбы;
• доверенность уполномоченного лица;
• акты отбора образцов и результаты анализа;
• транспортные документы;
• иные документы, имеющие отношение к делу.

Кто заполняет акт

Заполняет акт уполномоченная комиссия, состоящая из представителей покупателя, продавца и эксперта ТТП или иной независимой организации. Важно, чтобы члены комиссии были компетентны в вопросах приемки товара. Акт заполняется на компьютере и подписывается всеми участниками. Отдельная строка предусмотрена для подписи эксперта ТТП или иной независимой организации.

Правила заполнения

Акт составляется в пяти экземплярах. Этим он отличается от аналогичной формы, предусмотренной для отражения разночтений при поставках внутри страны (ТОРГ-2). Скреплять печатью все пять актов не требуется.

В акте сопоставляются сведения, включенные в сопроводительную документацию, с теми, которые отражены в контракте. Таким образом, для корректного заполнения нужны документы:

1. контракт, спецификация или иной документ, в котором указывается перечень товаров, включая их количество и ассортимент и иные необходимые данные, подписанный непосредственно сторонами;
2. сопроводительная документация, выданная перевозчику и содержащая сведения о комплектности, количестве и наименовании товара, переданного в доставку;
3. если сопроводительные документы отсутствуют, то записываются данные из упаковочных листов и нанесенной маркировки;
4. фактическое количество записывается, когда нет документов, обозначенных в пп.2-3.

На каждую партию, поступившую по одному сопроводительному документу и по одному продавцу, оформляется отдельный акт. Если расхождения были выявлены не по всем позициям полученных товаров, то данные о комплектности в акт не заносятся, но в конце документа обязательно отмечается, то расхождений по иным (не отраженным в акте) ТМЦ не выявлено.

Заполнение акта при обнаружении недочетов

Акт составляется всегда, когда есть разночтения по количеству или качеству товара:

Сроки составления, направления и акта

Обычно сроки предъявления претензий указаны в контракте. Если нет, то следует руководствоваться теми сроками, которые определены Инструкцией.

Ошибки, допускаемые при заполнении бланка

1. Главной ошибкой может стать неверный выбор формы бланка. Для внутреннего оборота действует практически такая же форма ТОРГ-2. Не следует путать и с другой формой, имеющей схожее наименование 3-ТОРГ ПМ. Она используется для отражения сведения об обороте малого предприятия.
2. Неполная комиссия. Правила приемки определяются соглашением полностью или в части. Если их нет, то следует руководствоваться обычаями торгового оборота. Неполная комиссия, отсутствие документов, подтверждающих невозможность явки представителя продавца или ТТП либо иной независимой организации, ставит под сомнение результаты приемки. В такой ситуации покупатель может получить отказ, основанный на формальных основаниях нарушения порядка приемки.
3. Нарушение порядка заполнения акта: неверное или неполное описание дефектов товара. Эта ошибка также может привести к отказу.
4. Отсутствие четких требований со стороны покупателя. Направляя акт продавцу, и сопровождая его претензией, следует указать, каких действий он ожидает. Обычно все ситуации описаны в контракте. В противном случае исполнения не последует или оно будет исполнено частично.

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Чем обосновано количество актов?

Ответ : Акты составляются в том количестве, которое необходимо для разрешения спорной ситуации. Согласно обычаю делового оборота, их 5: один передается покупателю, второй направляется продавцу вместе с претензией, третий – перевозчику, четвертый – его представителю, который подписывает акт, пятый оставляет себе организация, проводившая приемку.

Вопрос №2 . Партнер, торгующий импортными товарами, просит при расхождении выставлять ТОРГ-3, но при этом он является российской компанией, обоснована ли такая просьба?

Ответ: Да, такая просьба может от него поступить. Дело в том, что в отсутствие данного документа у продавца может возникнуть проблема с учетом ТМЦ. Так как он торгует импортными товарами, то их учет и списание производится по «своим» формам. Кроме того, если он закупает товар за границей, то ТОРГ-3 является основанием для предъявления претензий иностранному контрагенту.

Вопрос №3 . Когда можно приостановить приемку груза?

Ответ : Это допускается в случае обнаружения недостачи после вскрытия упаковки. Товар следует хранить до передачи отправителю.

Вопрос №4 . Комиссия нужна при любой приемке?

Ответ : Если условия контракта не предусматривают этого, то каждый раз собирать комиссию не нужно. Необходимость возникает только при обнаружении расхождений. Приемка приостанавливается, и оповещаются стороны. Затем организуется работа комиссии и составляется акт.

Бланк формы ТОРГ-2. Указания по заполнению акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.

Применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации - получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно - материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно - материальным ценностям расхождений нет".

При приемке товарно - материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета - фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Между грузополучателем и грузоотправителем неизбежно возникают сложные отношения, регулируемые не только основным документом (договором поставки), но и дополнительными - в частности, иногда бывает необходимо выписать или составить акт несоответствия по единой форме ТОРГ-2. Ничего принципиально сложного в заполнении документа о расхождениях при приёмке груза нет; главное - не забывать о требуемом количестве экземпляров и последовательности оформления формы ТОРГ-2.

В отличие от , при заполнении которого вольности вполне допустимы, это акт должен быть составлен в чётком соответствии с требованиями законодателя. Как правильно оформить документ и где можно бесплатно скачать образец и бланк для Excel - смотрите ниже.

Когда заполняется акт по форме ТОРГ-2?

Как и , акт по форме ТОРГ-2 (не следует их путать) оформляется при обнаружении принимающей стороной расхождения в количестве или качестве товара, поставленного второй стороной договора поставки.

Важно : в зависимости от вида перевозимых торгово-материальных ценностей и условий ранее заключённого контракта пересчёт может осуществляться поштучно, по коробкам, тюкам и так далее. Процедура проверки качества непосредственно после поставки также должна быть описана в основном документе, регулирующем отношения грузополучателя и грузоотправителя, если только речь не идёт об общей практике или очевидных случаях несоответствия.

Акт о расхождении при приёмке товара по форме ТОРГ-2 является официальным документом, на основании которого в дальнейшем может быть предъявлена претензия к поставщику, составлено (если дело находится в компетенции этой структуры) или подано исковое заявление в суд. При этом следует постараться получить подпись второй стороны, не исполнившей свои обязательства. Однако при наличии свидетелей и решении получателя продолжать выяснение отношений в русле судопроизводства отсутствие подписей большой роли играть не будет.

Важно : акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей составляется, согласно действующему законодательству, только для отечественных товаров. В противном случае необходимо использовать другую, практически идентичную форму - ТОРГ-3. Несмотря на чрезвычайное сходство бланков, заменять один другим не допускается - да это и не нужно, ведь сейчас любую официальную форму можно скачать в Интернете.

Порядок действий приёмщика при обнаружении несоответствия:

1. Немедленно прервать процесс, уведомив вторую сторону о причине остановки.
2. Отделить несоответствующую часть товарно-материальных ценностей от «правильной» массы (например, отложить или отставить в сторону), чтобы не допустить смешения, после которого доказать расхождение станет на порядок сложнее.
3. Вторично уведомив поставщика о случившемся, попросить последнего вызвать представителя грузоотправителя (или, если тот присутствует при отгрузке, сразу обратиться к нему).
4. В присутствии последнего и под надзором комиссии (как минимум трое материально ответственных представителей принимающей стороны) составить акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке.

Важно : если грузоотправитель отказывается присылать своего представителя или, мотивируя его отсутствие объективными причинами, согласен на одностороннее заполнение акта по форме ТОРГ-2, документ может быть составлен только приёмщиком в присутствии комиссии, в составе которой в этом случае должен находиться независимый эксперт или ответственное лицо из руководящего состава организации-грузополучателя. В любом случае необходимо, чтобы в транспортно-товарной накладной стояла отметка об оформлении формы ТОРГ-2.

Порядок заполнения акта формы ТОРГ-2

В соответствии с действующими нормами акт о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 должен быть оформлен в четырёх экземплярах:

• первый - для бухгалтерского отдела компании-грузополучателя;
• второй - как приложение к направляемой грузоотправителю в заказном письме претензии;
• третий - для представителя поставщика, в присутствии которого и производилось заполнение соответствующего документа;
• четвёртый - непосредственно для перевозчика.

При ведении коммерческой деятельности руководители все время опираются на законодательные акты. Чтобы правильно составить отчет, необходимо знать особенности оформления специализированной документации.

Как правило, весь процесс с предметом торговли (операции по купле-продаже и тому подобное) фиксируется в документах. Это относится и к разгрузке, а также к погрузке. Когда должностные лица принимают товар на складе, в документе указывается количество этого товара, однако все равно потребуется в обязательном порядке провести процедуру проверки объема поставляемой продукции.

Если в ходе инициируемой проверки реальное количество при приемке товара не соответствует документации, составляется акт о расхождении при приемке товара (как при на осуществление страховых выплат после повреждения объекта страхования).

Правила оформления

Правила составления акта расхождения при приемке товара: если в случае приемки товаров возникли расхождения, акт должен быть составлен в обязательном порядке. Защитить собственные права, обозначить претензии будет весьма проблематично.

Существует два типа актов — ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Второй бланк составляется в том случае, если присутствуют расхождения в поставке отечественного предмета торговли. А документ под номер 3 составляется в случае с расхождением товара импортного производства.

ТОРГ-2 в обязательном порядке включает следующее:

• Полное название документа. На начальной странице также необходимо сослаться на законодательные нормы, на основании которых создается акт;
• Форма по ОКПО и ОКУД;
• Название компании, юридический адрес и контактный номер телефона;
• Обозначается структурное подразделение;
• Указывается причина, на основании которой составляется документ;
• Дата и номер приказа;
• Указывается вид операции;
• Проставляется дата и номер акта;
• Указывается место приемки непосредственно товара;
• Акт составляется специальной комиссией, где подробно указывается определенная информация;
• Указываются сведения определенных участников сделки — производитель, грузоотправитель, поставщик, страховая организация;
• Счет фактура;
• Информация по договору поставки товара.

Кроме того, составляется таблица, в которой указываются все факты, касающиеся расхождения в виде:

• Отсутствия пломбы;
• Вид упаковки;
• Название непосредственно самого товара;
• Единица измерения;
• Иные отметки.

В документе отражается соответствующая информация, которая должна быть указана в виде несоответствия количества товара, заявленного в сопроводительных документах.

Образец акта

Акт расхождения при приемке товара оформляется в произвольной форме. Но при его составлении необходимо соблюдать законодательные нормы, которые помогут избежать ошибок.

• наименование и юридические данные сторон;
• основания, на которых составляется документ;
• место приемки предмета торговли;
• ФИО руководителя предприятия;
• данные комиссии;
• расчетная таблица.

Оформление акта в 1С

При составлении акта можно воспользоваться стандартной таблицей Excel или же использовать полностью автоматизированную бухгалтерскую программу 1С (как и, например, ). Документ составляется в несколько кликов.

Алгоритм действий для составления акта расхождения при приемке товара в 1С:

1. Выбираем параметр — состояние заполнение.
2. Нажимаем на кнопку заполнить.
3. В открытом меню нажимаем — перезаполнить при приемке.
4. Нажимаем на кнопку — закрыть.

Программа запросит необходимое количество информации о поставщике. Для этого нужно будет нажать — да. Это позволит избежать различных осложнений, а также стандартных ошибок.

При обнаружении ошибок составление акта является обязательным условием. Его наличие поможет избежать ряда осложнений и споров.

В процессе приемки товарной продукции и иных материальных ценностей могут обнаруживаться несоответствия между фактическим наличием товара и количеством, указанным в сопроводительных документах. В этом случае следует составить документ, который бы зафиксировал факт количественного и качественного расхождения при приемке ценностей – Акт об установленном несоответствии. Бланк имеет унифицированную форму ТОРГ-2 (соответствует ОКУД 0330202), и на его основании в дальнейшем поставщику продукции может быть выставлена претензия.

После выгрузки и осмотра товарной продукции проводится сверка фактического наличия и состояния груза с данными, указанными в сопроводительных, расчетных и транспортных документах. Выявленные сведения о расхождениях заносятся в бланк, где подробно указываются все обнаруженные несоответствия веса, количества, объема, артикула, вида, ассортимента товара. Составление формы ТОРГ-2 является обязательным условием выполнения пунктов контракта, соглашения или договора на поставку.

Составление и образец акта

Оформлять акт несоответствия при приемке товарно-материальных ценностей уполномочены члены комиссии, эксперт, который отвечает за проведение товарной экспертизы, а также представители отправителя груза и получателя. Заполнять бланк следует отдельно по каждому поставщику, на каждую партию доставленной продукции по отдельному транспортному документу.

Отражать в акте необходимо только те товарные позиции, по которым обнаружились несоответствия по количеству или качеству. В заключительной части документа обязательно делается отметка о том, что по иным позициям поставленного товара расхождений не имеется.

После проведения процедуры по приемке товарной продукции, вся сопроводительная документация вместе с оформленным актом передается под расписку в службу бухгалтерии, а один экземпляр направляется отправителю (поставщику) груза. Данные документы являются юридическим основанием для предъявления претензионных требований. При приемке товаров и продукции отечественного производства акт о расхождениях по количеству и качеству ценностей составляется в 4-х экземплярах.